Cómo se realizó la implementación digital en el Sanatorio San José, parte de la Red BASA:
La digitalización de una institución de salud no comienza el día del lanzamiento del sistema, sino mucho antes, cuando se relevan procesos, se alinean equipos y se toman decisiones clave sobre datos, tiempos y alcances. Ese fue el enfoque con el que se encaró la implementación del nuevo sistema de gestión en el Sanatorio San José, perteneciente a la Red BASA. Se trata de un proyecto que se inició en octubre y cuyo lanzamiento operativo se concretó el martes 20 de enero.
El trabajo estuvo liderado por Mara Antonela Figueroa, implementadora en Integrando Salud, la plataforma basada en la nube, que cuenta con soluciones digitales para médicos, pacientes y todo tipo de organizaciones de salud.
Mara Figueroa comenta:
“El punto de partida fue un proceso profundo de relevamiento. El sanatorio ya contaba con una solución tecnológica, pero buscaba reemplazarla por limitaciones concretas tales como falta de confianza en los datos, dificultades para innovar y escasa flexibilidad para acompañar nuevas modalidades de atención. Por eso, la estrategia fue comenzar por esta institución y luego avanzar, en una segunda etapa, con el resto de los sanatorios de la red”.
Durante las primeras semanas, el foco estuvo puesto en conocer cómo funcionaban los procesos reales, cómo trabajaban los equipos y qué expectativas tenía cada área. A partir de allí, se definió un plan de implementación conjunto, con etapas claras y consensuadas.
“En primer lugar, se estableció el alcance del proyecto y las responsabilidades de cada parte. Luego se avanzó con una fase de preparación, seguida por una etapa de migraciones e integraciones críticas entre sistemas. Más adelante, se trabajó en la configuración general por módulos, incluyendo ambulatorio, guardia, internación y farmacia, además de las funcionalidades digitales específicas que el cliente había definido tanto para la atención presencial como virtual. Finalmente, se realizaron los ajustes necesarios para llegar al lanzamiento”, detalló.
Uno de los desafíos más importantes del proyecto fue la decisión de lanzar ambulatorio e internación el mismo día.
“No es una práctica habitual, pero se resolvió avanzar de ese modo en función de los tiempos disponibles, la preparación de los equipos y la estrategia definida por el sanatorio. Algunos procesos quedaron deliberadamente para una etapa posterior, siempre dentro del mismo proyecto, con la idea de seguir evolucionando una vez estabilizada la operación”, relata Figueroa.
La migración de datos fue otro punto crítico. En tal sentido, el equipo puso especial atención en este aspecto porque una de las principales quejas del cliente respecto al sistema anterior era, justamente, la falta de confiabilidad de la información.
“Por ese motivo, tomamos una decisión selectiva: algunas bases se migraron directamente, otras se migraron con auditorías previas y, en ciertos casos, recomendamos no migrar información para evitar arrastrar errores o datos inconsistentes. O sea que el criterio fue priorizar calidad por sobre volumen”, comenta la especialista.
De cara al lanzamiento, el objetivo central fue evitar cualquier impacto negativo en la atención. Para eso, los talentos de Integrando Salud involucrados en este proyecto relevaron y replicaron los procesos tal como funcionarían a partir del primer día, definieron claramente las tareas de cada rol, se revisaron accesos, conectividad y equipamiento, y validaron que médicos y personal administrativo pudieran visualizar correctamente las agendas. Además, durante la semana de implementación, se dispuso un equipo de soporte priorizado, dedicado exclusivamente al sanatorio, para resolver cualquier inconveniente en tiempo real.
“En la práctica diaria, el cambio se tradujo en mejoras concretas. Si bien muchas funciones resultan transparentes para médicos, enfermería y admisión, se gana en calidad de registro, trazabilidad de la información y disponibilidad de datos para la toma de decisiones. También se incorpora la posibilidad de gestionar turnos online a través del portal, y queda preparado el camino para futuras funcionalidades digitales, como la atención por chat para la asignación de turnos”, profundiza Figueroa.
Desde la experiencia de proyectos anteriores similares al de Red BASA, Figueroa señala que uno de los errores más comunes en este tipo de implementaciones es no involucrar desde el inicio a las personas que ejecutan los procesos todos los días.
“No alcanza con trabajar solo con responsables de área: es clave sumar a quienes están en la operatoria cotidiana, porque son ellos quienes conocen los desvíos, las excepciones y las verdaderas necesidades del sistema. Otro factor decisivo es sostener reuniones periódicas y una comunicación fluida durante todo el proyecto, algo que permitió anticipar problemas y mantener alineados a todos los equipos”.
“El caso del Sanatorio San José muestra que una implementación tecnológica exitosa en salud no se define únicamente por el día del lanzamiento”, concluye Figueroa.
El verdadero valor está en construir una base sólida de procesos, datos confiables y equipos involucrados, que permita seguir mejorando una vez que el sistema ya está en funcionamiento. Para otras redes de salud que evalúan un camino similar, la experiencia deja una conclusión clara: la tecnología es importante, pero la implementación es, sobre todo, un trabajo de personas, organización y decisiones bien tomadas desde el inicio.